Registreerumine ja kulude planeerimine

Registreerumine

Paljud Saksa messid on niivõrd populaarsed, et pinnad müüakse kiiresti täis. Seetõttu on soovitatav varakult registreeruda. Sõltuvalt messi toimumistsüklist on registreerimise tähtaeg 6-18 kuud enne üritust. Kuna registreerimisel on vaja märkida stendi suurus, tuleks eksponaatide nimekirja alusel luua esmane stendikontseptsioon.
Registreerimine toimub messi kodulehel. Pärast registreerimislehe täitmist tuleb see välja trükkida, allkirjastada, sisse skaneerida ja saata messile või messi ametlikule partnerile oma koduriigis.

Registreerumisel küsitakse järgnevaid andmeid:

  • Stendi suurus (m²)
  • Asukoht hallis või välialal
  • Stendi laius ja pikkus
  • Stendi tüüp (rea-, nurga-, otsa- või neljast külest avatud stend)
  • Ehitusviis (ühe- või kahekordne)
  • Esitlusele tulevate toodete andmed (valdkond)
  • Kaaseksponendid ja stendis lisaks esindatavad firmad

Eelarve ja organiseerimine

Messil osalemise planeerimise juurde kuulub õigeaegne eelarve koostamine. Esmakordsel osalemisel on kulutuste planeerimine keeruline, aga järgmisel korral saab teha juba eelneva põhjal täpsema kalkulatsiooni. Pärast messi lõppu (umbes 6 kuud hiljem), kui kõik kulud on selgunud, saab teha kulude ja tulemuste võrdluses järeldusi messi osalemise edukuse kohta

Messiosaluse peamised kulud on:

Messipinna üür, teenused (elekter, vesi, koristus)

Messistend ja selle ehitamine

Stendi personal

Transport ja prügivedu

Reisikulud

Muud kulutused (nt turundus, reklaam)

Osalemistingimused

Enne messile registreerumist on vajalik tutvuda osalemistingimustega, kus on määratud messiga sõlmitava lepingu tingimused, kui osalete eksponendina. Tingimustes märgitakse messipinna üür, tingimused messile lubamiseks, maksetingimused, registreerumisest loobumine, kaaseksponentide registreerimine ning muu oluline. On olemas üldised osalemistingimused, mis kehtivad ühe messikorraldaja kõikide messide puhul ja spetsiaalsed osalemistingimused, mis kehtivad ühe konkreetse messi puhul. Viimased sisaldavad informatsiooni nagu ajad ja eeskirjad messistendi ehitamise ja lammutamise kohta, reeglid stendikujundusele, infot lubatud stendi ehitusmaterjali kohta, põranda kandevõime, stendi kõrguse kohta, jms. Lisaks ka eeskirjad stendil esitletava reklaami, esitluste, tuletõrje ja turvalisuse kohta.

! Kui soovitakse pärast messile registreerumist siiski messiosalusest loobuda, kaasnevad sellega enamasti trahvid. See on erinev messikorraldajate puhul ning sõltub ka osalemisest loobumise ajahetkest. Vahetult enne messi toimumist osalemisest loobumine toob endaga kaasa kogu renditud pinna maksumuse suuruse trahvi.

Turvareeglid ja kindlustus

Eksponent on põhimõtteliselt kohustatud stendi ja eksponaate kaitsma, kindlustama. Kuna messiosalusega võib kaasneda mitmeid riske, pakuvad kindlustusseltsid spetsiaalset messikindlustust.

Teenused eksponentidele

Messikorraldaja aitab ettevõtteid igati nõu ja jõuga, mis puudutab messiosaluse organiseerimist, nõustab tehnilistes küsimustes ning seda eriti, kui ettevõte osaleb messil esmakordselt. Stendi kinnitusega koos saadab mess teenuste tellimise formularid või lingid, kust tellida teenused ja vajalikku sisustust stendile. Lisaks presskontaktidele ja reklaampindadele, on võimalik messilt või messi lepingupartneritelt mitmeid teenuseid tasuta või hinnakirjaalusel tellida. Näiteks:

  • Standardstendid
  • Mööbel, kööginurk, põrandakate, valgustus
  • Esitlustehnika
  • Transporditeenus
  • Laopinna üürimine pakendite jaoks
  • Stendi koristus ja valve
  • Transpordi- ja messikindlustus
  • Voolu, vee, suruõhu paigaldamine stendile
  • Internetiühendus
  • Stendi abipersonali vahendus
  • Catering
  • Fototeenus etc.

Kataloog ja infosüsteemid

Messki eksponentide kataloogi sissekande tarvis saadetakse tavaliselt formular pärast messile lubamise kinnitust. Siin tuleb silmas pidada väga varajast kataloogi toimetamise lõpptähtaega, kuna juba nädalaid enne messi peab olema kataloog trükitud, et olla abiks messi osalemise või külastamise ettevalmistamisel. Kataloogis on võimalik leida ettevõtteid peamiselt kolme kriteeriumi alusel: tähestikuline ettevõtete nimekiri, tootegruppide ja hallide järgi. Kui on vajalik, on võimalus enda ettevõte ka mitmete tootegruppide alla kataloogis registreerida. (Seda lisatasu eest). Samuti on võimalik kataloogis osta reklaampinda.

Lisa informatsioon:

  • AUMA
  • Messioetuse informatsioon Eestis: EAS